انقر لعرض الحجم الكامل

شرح المراحل الأربع

• أمر الفحص مكتمل بحالة "منتهي"
• تقرير الفحص مقدم من العامل
• العميل اطلع على نتائج الفحص
• العميل يوافق على المتابعة بعقد الصيانة

• عقد الصيانة بحالة "نشط"
• تم استلام دفعة العقد
• تم التحقق من موقع العميل وبيانات الاتصال
• العمال متاحون ومعينون لفريق الصيانة

• حالة الزيارة "مجدولة" ومعتمدة
• العامل استلم الإشعار وأكد توفره
• المواد المطلوبة متاحة (إن وجدت)
• تم إشعار العميل بالزيارة

• الحوض يتطلب معالجة كيميائية تتجاوز المخزون العادي
• قطع المعدات تحتاج استبدال (خراطيش الفلتر، موانع تسرب المضخة)
• مواد التنظيف تنفد من مخزون سيارة العامل
• أدوات خاصة مطلوبة لعمل معين
• العميل يطلب منتجات أو خدمات إضافية

• جداول الزيارات: خطط الزيارات الأسبوعية/الشهرية قبل إشعار العمال
• تغييرات الجدول: إعادة جدولة أو إلغاء زيارات موجودة
• زيارات إضافية: زيارات إضافية خارج باقة العقد
• تمديد العقود: تمديد مدة العقد أو إضافة زيارات
• الخصومات: أي خصومات أسعار تتجاوز الأسعار القياسية

المستندات تشمل أوامر الفحص وعروض الأسعار والعقود. إليك كيف تتقدم:

كل زيارة صيانة تمر بتغييرات الحالة هذه:

المواضيع الرئيسية

ما الجديد في الإصدار 2.0

• 20 مخططاً جديداً: توثيق مرئي كامل لجميع الخطوط التجارية الثلاثة
• 14 دور مستخدم: توثيق أدوار شامل مع المسؤوليات
• 3 خطوط تجارية: سير عمل منفصل للتركيب، الصيانة الدورية، الطوارئ
• التنظيم الجغرافي: 3 مناطق، 12-14 فريق، تعيينات دائمة
• دور المنسق: الدور الأكثر أهمية في الصيانة الدورية - مركز محوري
• قاعدة توقيت العقد: يُنشأ بعد الزيارة الأولى (تغيير حرج للأعمال)
• الزيارات الذاتية: بدون موافقة مسبقة، التحقق اللاحق عبر WhatsApp
• التجديدات الاستباقية: عملية مسبقة 30-45 يوماً، متابعة المنسق
• بوابات الجودة: التحقق من 4 بوابات لمشرف عمليات التركيب
• عملية التسليم: مجموعة WhatsApp → يحتاج لاستبدال وحدة Odoo

ما تغير من الإصدار 1.0

• ❌ محذوف: فريق الصيانة الدورية يتعامل مع الفحوصات (في الواقع قسم الطوارئ)
• ❌ محذوف: موافقة المدير الأعلى للزيارات (الفرق تُدير ذاتياً)
• ✏️ معدل: العقد يُنشأ قبل الزيارة الأولى → بعد الزيارة الأولى
• ✏️ معدل: تعيين فريق عشوائي → ثبات جغرافي
• ✏️ معدل: طلبات مواد لكل زيارة → توزيع مشرف بالجملة
• ➕ مضاف: ثلاثة خطوط تجارية (التركيب، الدورية، الطوارئ)
• ➕ مضاف: دور المنسق (3 منسقين × 100+ عقد)
• ➕ مضاف: مصادر اكتساب العملاء (80% التركيب، 20% الطوارئ)
• ➕ مضاف: عملية التجديد (تعاون المحاسب + المنسق)
• ➕ مضاف: التركيب متعدد المراحل مع تأخيرات العملاء الشائعة

الخطوات التالية

1. المراجعة مع أصحاب المصلحة: التحقق من جميع المخططات العشرين مع مدراء الأقسام
2. الترجمة العربية: إنشاء نسخ عربية من جميع المخططات والتوثيق
3. تصميم وحدة Odoo: استخدام الإصدار 2.0 كمخطط لتطبيق Odoo
4. التنفيذ ذو الأولوية: البدء بنقاط الألم الحرجة (لوحة تحكم المنسق، وحدة التسليم، السجلات التاريخية)
5. الطرح المرحلي: قسم التركيب أولاً، ثم الصيانة الدورية، ثم تكامل الطوارئ

الإحصائيات الرئيسية

لكل فجوة تم تحديدها، نوثق السمات التالية:

الحالة الحالية

• 3 منسقين يديرون جميع عمليات الصيانة الدورية
• جهة الاتصال الرئيسية للعميل لجميع الاتصالات
• تتبع الزيارات عبر ملفات إكسل (فردية، غير مركزية)
• مراقبة انتهاء العقود يدوياً
• متابعة التجديدات بشكل استباقي
• التعامل مع حالات "العميل غير متاح"
• تعيين الفرق للعملاء بناءً على الجغرافيا والسعة
• تتبع سعة الفريق (هل يمكن للفريق قبول عملاء جدد؟)
• أرشفة صور الواتساب من الزيارات
• التنسيق بين المشرفين والمحاسب

الحالة المطبقة

التأثير على الأعمال

• انهيار التنسيق: لا يوجد شخص معين في النظام لإدارة علاقات العملاء
• عزل البيانات: كل منسق يحتفظ بملفات إكسل منفصلة بدون نسخ احتياطية
• مخاطر المعرفة: إذا غادر المنسق، تُفقد جميع معرفة العملاء
• لا يوجد تخطيط للخلافة: المنسقون الجدد يتدربون بالمراقبة فقط
• تجديدات مفقودة: التتبع اليدوي يؤدي إلى فقدان 5%+ من فرص التجديد
• خسارة الإيرادات: تُقدر بـ 375,000 ريال/سنة من التجديدات المفقودة فقط

الإصلاح الموصى به

1. إنشاء دور "المنسق" في أودو مع الصلاحيات:
   • عرض العملاء المعينين
   • تتبع إكمال الزيارات
   • مراقبة انتهاء العقود (مع تنبيهات آلية)
   • تعيين الفرق للعملاء
   • عرض لوحة معلومات سعة الفريق
   • الوصول إلى سجل اتصالات العميل
2. بناء لوحة معلومات المنسق تعرض:
   • العملاء النشطون (مع فلاتر حسب الحالة والمنطقة والفريق)
   • الزيارات القادمة (حسب الفريق، حسب اليوم)
   • العقود التي ستنتهي قريباً (تنبيهات 30/15/7 يوم)
   • استخدام سعة الفريق
   • العملاء المتوقفون/المعلقون
   • معدل إكمال الزيارات حسب الفريق
3. استبدال ملفات إكسل بقاعدة بيانات مركزية

الحالة الحالية

• 3 منسقي تركيبات يديرون مشاريع التركيب حسب المنطقة:
  • شرق الرياض + جزء من شمال الرياض
  • شمال الرياض بالكامل
  • غرب الرياض + جنوب الرياض
• تتبع حالة المشروع: الدفع ← الهندسة ← المواد ← التنفيذ
• جدولة معاينات الهندسة مع العملاء
• طلب المواد من المخزون (عبر المشرفين)
• التنسيق مع المهندسين والمشرفين والفنيين
• مراقبة الجدول الزمني للمشروع وجاهزية العميل
• التتبع اليدوي باستخدام إكسل بسبب خلل البحث في النظام

التأثير على الأعمال

• تأخيرات المشاريع: لا يوجد تتبع مركزي لمراحل المشروع
• هدر المواد: المنسقون يتتبعون طلبات المواد يدوياً، مما يؤدي إلى طلب زائد
• استياء العملاء: لا توجد نقطة اتصال واحدة لتحديثات المشروع
• جدولة غير فعالة: تنسيق يدوي للمهندسين والمشرفين والعمال
• تسرب الإيرادات: المشاريع تتوقف بسبب ضعف التنسيق

الإصلاح الموصى به

1. إنشاء دور "منسق التركيبات" مع إمكانية التعيين الإقليمي
2. لوحة معلومات تتبع المشاريع تعرض مراحل خط الأنابيب:
   • استلام الدفع ← الهندسة ← المواد ← التركيب ← التسليم
3. سير عمل آلي لطلب المواد من المنسق إلى المستودع
4. تكامل مع جدولة معاينة المهندس
5. سجل اتصالات العميل

الحالة الحالية

• يستلم تسليمات تركيب المسابح عبر مجموعة واتساب "الإشراف والتسليم"
• يتحقق من موقع العميل مقابل مناطق التغطية
• يرفض العملاء خارج التغطية (القرى، المحافظات البعيدة)
• يُعد عروض أسعار الصيانة الدورية
• يُعد العقود الرسمية بعد تأكيد الزيارة الأولى
• يرسل العقود إلى مسؤول علاقات العملاء لعملية التوقيع

الإصلاح الموصى به

1. إنشاء دور "المساعد الإداري" في النظام
2. قاعدة بيانات منطقة التغطية مع الترميز الجغرافي:
   • تحديد مناطق تغطية الخدمة
   • التحقق التلقائي من عنوان العميل مقابل المناطق
   • تمييز العملاء خارج التغطية مع سبب الرفض
3. قاعدة توقيت العقد: "يمكن إنشاء العقد فقط بعد تأكيد الزيارة الأولى"
4. سير عمل التسليم المبني على النظام (استبدال مجموعة واتساب)

الحالة الحالية

• خالد الزهراني يدير عملية توقيع العقود
• يستلم العقود المُعدة من المساعد الإداري
• يحدد المنسق المسؤول عن العميل (بناءً على المنطقة/الفريق)
• يوزع العقد عبر السلسلة: المنسق ← المشرف ← الفريق
• الفريق يجمع توقيع العميل خلال الزيارة العادية
• يستلم العقد الموقع عبر السلسلة العكسية
• يؤرشف العقود الموقعة في سجلات الشركة

رحلة العقد

للأمام: المساعد الإداري ← خالد ← المنسق ← المشرف ← الفريق ← العميل

للخلف: العميل ← الفريق ← المشرف ← المنسق ← خالد ← الأرشيف

الإصلاح الموصى به

1. إنشاء دور "مسؤول علاقات العملاء"
2. سير عمل التوقيع الرقمي:
   • إنشاء العقد في النظام
   • إرسال للعميل عبر البريد الإلكتروني/واتساب مع رابط التوقيع الإلكتروني
   • العميل يوقع رقمياً
   • أرشفة تلقائية للعقد الموقع
   • إشعار جميع أصحاب المصلحة
3. أو: تتبع التوقيع المادي:
   • حالة العقد: "مُرسل للمنسق" ← "مع المشرف" ← "مع الفريق" ← "موقع" ← "مؤرشف"
   • رمز QR على العقد للتتبع
   • مسح بالهاتف لتحديث الحالة

GAP-PROC-001: توقيت عقد الصيانة الدورية

مثال من الواقع

التأثير على الأعمال

• تجديدات مفقودة: لا توجد تنبيهات آلية = فقدان 5%+ من التجديدات
• عبء التتبع اليدوي: كل من المنسق والمحاسب يتتبعان يدوياً (غير فعال)
• خسارة الإيرادات: تُقدر بـ 375,000 ريال/سنة من التجديدات المفقودة
• فقدان العملاء: لا توجد حملات تجديد استباقية

قواعد الأعمال الخاصة بالتجديد المفقودة

• التعامل مع زيادة الأسعار (عادة 3-5% زيادة سنوية)
• الحفاظ على تاريخ الخدمة (العميل لديه تاريخ زيارات موجود)
• استمرارية الفريق (العميل يحتفظ بنفس الفريق)
• تتبع التفاوض (العميل قد يفاوض على الشروط)
• التعامل مع فترة السماح (العميل يدفع متأخراً، العقد انتهى بالفعل)

الإصلاح الموصى به

1. سير عمل التجديد الآلي:
   • 30 يوم قبل الانتهاء: النظام ينبه المحاسب + المنسق
   • المحاسب ينشئ فاتورة التجديد (نقرة واحدة، معبأة مسبقاً من العقد الحالي)
   • النظام يرسل الفاتورة للعميل (بريد إلكتروني/رسالة نصية)
   • المنسق يستلم مهمة: "اتصل بالعميل بخصوص التجديد"
   • دفع العميل يرتبط بالتجديد (ليس عقد جديد)
2. لوحة معلومات التجديد:
   • ينتهي خلال 30 يوم
   • ينتهي خلال 15 يوم
   • ينتهي خلال 7 أيام
   • منتهي (فترة السماح)
   • مقاييس معدل نجاح التجديد

ملخص الفجوات الحرجة

الوحدات القياسية (تغطية 80%)

• CRM - إدارة علاقات العملاء
• المبيعات - عروض الأسعار، الطلبات، العقود
• المشاريع - تتبع التركيب متعدد المراحل
• الخدمة الميدانية - زيارات الصيانة الدورية
• المخزون - إدارة المخزون، المستودع
• المحاسبة - المدفوعات، الفواتير، التجديدات
• الموارد البشرية - إدارة الفرق

الوحدات المخصصة المطلوبة (20%)

1. إدارة تركيب المسابح
2. عمليات الصيانة الدورية
3. إدارة المناطق الجغرافية والفرق
4. بوابات جودة صرف المواد
5. سير عمل توقيع العقود
6. إدارة التجديد والاحتفاظ
7. تطبيق الخدمة الميدانية للهاتف

منسق التركيبات (res.groups.installation_coordinator)

منسق الصيانة الدورية (res.groups.maintenance_coordinator)

المساعد الإداري (res.groups.maintenance_admin)

مشرف عمليات التركيب (res.groups.installation_supervisor)

المرحلة 1: الأساس (3-4 أشهر)

الهدف: إصلاح الفجوات الحرجة التي تمنع الاستخدام الأساسي للنظام

المخرجات:

1. إنشاء الأدوار الحرجة المفقودة (المنسق، منسق التركيبات)
2. إصلاح سير عمل توقيت العقد
3. بناء قاعدة بيانات عملاء موحدة
4. الترحيل من النظام المزدوج إلى أودو الموحد
5. تطبيق سير عمل التجديد مع تنبيهات آلية

معايير النجاح:

• المنسقون يمكنهم استخدام النظام بدلاً من إكسل
• توقيت العقد يطابق الواقع (بعد الزيارة الأولى)
• جميع بيانات العملاء في قاعدة بيانات واحدة
• تنبيهات التجديد تعمل (لا تجديدات مفقودة)

المرحلة 2: الاعتماد (3-4 أشهر)

الهدف: دفع اعتماد المستخدم عبر جميع الأدوار

المخرجات:

1. تطبيق الهاتف للعمال الميدانيين
2. سير عمل تسليم التركيب
3. منطق تعيين الفريق الجغرافي
4. تاريخ الزيارات مع تقارير منظمة
5. سير عمل مسؤول علاقات العملاء
6. التحقق من تغطية المساعد الإداري

معايير النجاح:

• العمال الميدانيون يستخدمون تطبيق الهاتف (80%+ اعتماد)
• تسليم التركيب للصيانة عبر النظام (ليس واتساب)
• توثيق الزيارات في النظام (ليس صور واتساب)
• تعيينات الفرق بناءً على الجغرافيا والسعة

المرحلة 3: التحسين (2-3 أشهر)

الهدف: ضبط وتحسين سير العمل

المخرجات:

1. تكامل واتساب (إذا لزم الأمر)
2. سير عمل توزيع المواد بالجملة
3. التعامل مع عدم توفر العميل
4. سير عمل تصعيد الأعطال
5. تقارير وتحليلات متقدمة

معايير النجاح:

• 80%+ اعتماد النظام عبر جميع الأدوار
• استخدام إكسل بالحد الأدنى (للتحليل العرضي فقط)
• واتساب للتواصل مع العملاء فقط (ليس التنسيق الداخلي)
• الإدارة لديها رؤية فورية للعمليات

P0 - حرج (يجب الإصلاح فوراً)

إجمالي جهد P0: ~22-35 أسبوع (5-9 أشهر)

قسم التركيب والعقود

قسم الصيانة الدورية

ثلاث مناطق جغرافية

الأدوات الحالية (يجب استبدالها)

• 📊 ملفات إكسل - جداول تتبع فردية (بدون نسخ احتياطية، خطر فقدان البيانات)
• 💬 واتساب - توثيق الصور، التواصل مع الفرق (بدون سجل تدقيق)
• 📱 الهاتف - مكالمات العملاء، متابعة التجديدات (بدون تسجيل)

المقاييس الرئيسية المملوكة

المراحل الأربع

ما يفعله المهندس حمود

المكونات المُضافة تلقائياً

• ✓ وحدة الفلتر
• ✓ أكياس الرمل - الكمية حسب حجم الفلتر
• ✓ المضخة - متطابقة مع الفلتر
• ✓ البكرات (الصمامات)
• ✓ الدفعات (مقاييس الضغط)
• ✓ الكشافات - الكمية من المهندس
• ✓ الإكسسوارات
• ✓ الوصلات + التركيبات
• ✓ لوحة التحكم
• ✓ المواسير + التوصيلات

الإضافات اليدوية (إذا طُلبت)

• السخان
• الشلال/النافورة
• الجاكوزي
• ترقيات الإضاءة

بوابات الجودة الأربع

خطوات سير العمل الكامل

1. العميل يقبل عرض السعر
2. العميل يدفع قيمة العقد
3. خدمة العملاء تحول الدفع للمحاسب
4. المحاسب يؤكد الدفع في النظام
5. المحاسب يرسل التفعيل للمنسق
6. المنسق يحدد: أي منطقة؟ أي فريق لديه سعة؟ تطابق جغرافي؟
7. المنسق ← المشرف للتفعيل
8. المشرف ← الفريق لتعيين الزيارة الأولى
9. ⭐ الزيارة الأولى تُنفذ:
   • الفريق يسافر للموقع
   • إذا العميل غير متاح: إعادة الجدولة
   • إذا متاح: تقديم الخدمة، التقاط الصور، الحصول على التوقيع
   • إرسال الصور للمنسق عبر واتساب
10. المنسق يراجع الصور + التوقيع
11. المنسق يؤكد الزيارة الأولى ← المحاسب
12. المحاسب يسجل الزيارة الأولى في النظام (تاريخ البداية الفعلي)
13. الآن فقط: المحاسب يرسل البيانات لوجدان
14. وجدان تنشئ العقد (حالياً مستند وورد يدوي - "سيكون أسهل لو يُنشأ من النظام")
15. العقد ← خالد (مسؤول علاقات العملاء)
16. سلسلة التوقيع: خالد ← المنسق ← المشرف ← الفريق ← العميل
17. سلسلة العودة: العميل ← الفريق ← المشرف ← المنسق ← خالد ← الأرشيف

لماذا الانتظار للزيارة الأولى؟

نمط الجدول المحدد مسبقاً

خطوات تنفيذ الزيارة

1. الفريق يصل لموقع العميل
2. يرن الجرس (1-2 محاولة)
3. إذا العميل لم يجب:
   • الفريق يتصل بالمنسق
   • المنسق يجرب أرقام بديلة
   • المنسق يرسل واتساب: "جينا وما حد فتح"
   • الزيارة تُسجل: "العميل غير متاح"
   • يُرتب موعد بديل
4. إذا تم الدخول:
   • فحص الماء (pH، الكلور)
   • إضافة الكيماويات حسب الحاجة
   • تنظيف أسطح المسبح
   • تنظيف سلة السكيمر
   • فحص المعدات بصرياً
5. إذا وُجد عطل في المعدات:
   • إبلاغ المنسق
   • المنسق يصعّد للصيانة الطارئة
   • حد واضح: عمال الصيانة الدورية لا يصلحون، فقط يُلاحظون
6. التقاط الصور: المسبح بعد التنظيف، حالة المعدات
7. العميل يوقع نموذج الزيارة
8. الإرسال للمنسق عبر واتساب: الصور + صورة التوقيع

التحقق بعد الزيارة (ليس موافقة مسبقة!)

• المنسق يستلم صور الواتساب
• المنسق يراجع: جودة الصور جيدة؟ المسبح يبدو نظيف؟ توقيع العميل موجود؟ أي مشاكل؟
• إذا جيد: الزيارة مؤكدة، المنسق يسجل الإكمال في تتبع إكسل
• إذا مشكلة جودة: المنسق يتصل بالمشرف لزيارة موقع عند الطلب

سير عمل التجديد الاستباقي

متطلبات النظام

• ✅ تنبيهات الانتهاء الآلية (45/30/15/7 يوم قبل)
• ✅ إنشاء فاتورة التجديد التلقائي
• ✅ تعيين مهمة المنسق: "اتصل بالعميل بخصوص التجديد"
• ✅ تتبع النتيجة: جُدد / رفض / معلق
• ✅ تسجيل السبب إذا رُفض
• ✅ التنبؤ بالإيرادات بناءً على خط أنابيب التجديد

عملية التسليم الحالية

1. مشروع التركيب اكتمل
2. المشرف يجري فحص ما قبل التسليم
3. التحقق: المعدات تعمل، المسبح ممتلئ/نظيف، لا تسريبات، تدريب العميل تم
4. العميل يوقع نموذج قبول المشروع
5. المشرف يُعد وثائق التسليم:
   • صور المسبح (زوايا متعددة)
   • صورة وثيقة التسليم
   • معلومات اتصال العميل
   • الموقع (دبوس خرائط جوجل)
6. 📱 مجموعة واتساب "الإشراف والتسليم" - مشرف التركيب يرسل للمجموعة
7. أعضاء المجموعة: 3-4 مشرفي تركيب + وجدان (الصيانة الدورية)
8. ⚡ وجدان تستلم إشعار التسليم
9. وجدان تستخرج المعلومات: اسم العميل/الهاتف، مواصفات المسبح، المعدات، الموقع
10. ⚡ التحقق من التغطية - بوابة حرجة
    • ✅ قبول: ضمن مناطق الرياض المغطاة ← إعداد عرض السعر
    • ❌ رفض: القرى، المحافظات البعيدة ← إبلاغ العميل بعدم إمكانية تقديم الخدمة
11. إذا قُبل: وجدان تُعد عرض السعر (وصف الخدمة، التسعير، تكرار الزيارات، مدة العقد)
12. الإرسال لخدمة العملاء للتوصيل
13. خدمة العملاء ترسل عرض السعر عبر واتساب
14. إذا العميل دفع ← سير عمل الصيانة الدورية المعياري يبدأ

متطلبات النظام لاستبدال واتساب

• ✅ مشرف التركيب يضغط "إكمال المشروع" في أودو
• ✅ النظام يطلب: رفع صور المسبح (3-5)، رفع وثيقة التسليم الموقعة، تأكيد الموقع، إضافة ملاحظات
• ✅ الضغط على "إرسال التسليم للصيانة الدورية"
• ✅ النظام تلقائياً:
  • يُبلغ وجدان (مهمة تُنشأ)
  • ينقل بيانات المشروع: معلومات العميل، مواصفات المسبح، قائمة المعدات، إحداثيات الموقع
  • ينشئ سجل التسليم
• ✅ وجدان تفتح لوحة معلومات التسليم
• ✅ النظام يعرض: جميع بيانات العميل معبأة تلقائياً، التحقق من التغطية (🟢 في التغطية / 🔴 خارج التغطية - يُكتشف تلقائياً)
• ✅ إجراءات بنقرة واحدة: قبول وإنشاء عرض السعر (معبأ تلقائياً من القالب) أو رفض (مع السبب)

الفوائد

• ✅ صفر إدخال يدوي للبيانات
• ✅ سجل تدقيق كامل
• ✅ الصور مخزنة في النظام
• ✅ التحقق التلقائي من التغطية
• ✅ إنشاء عروض أسعار أسرع
• ✅ لا اعتماد على واتساب